• Gabriel Rioux

Advice for Musicians during the Pandemic : Part 3, Marketing and Promotional Material

Updated: Apr 30

*voir traduction française plus bas

Once you have done all you can to stabilize your finances (see first article) and reached a state of relative mental and emotional balance in this new situation (see second article), many of you might notice that you have a lot of extra time on your hands. Practicing is a good outlet, but outside of the practice room, there is also a lot of work that you can do to prepare for the future in terms of your print materials. During the concert season, artists often don’t have time to dedicate the time these important materials really deserve. It could be a good opportunity to do a deep-dive on your marketing materials to be ready to go when the concert season starts up again.


As agents, we see, read, and edit a lot of marketing materials such as biographies, programme descriptions, EPK, and educational materials. It can feel like these materials aren’t that important in comparison with audio and video materials, but the truth is that they matter, a lot. Concert presenters communicate with their potential audiences primarily through words - advertisements, emails, and posters - and they need to have the raw materials to do so. If you are prepared with a snappy, compelling biography, eloquent programme descriptions, and a comprehensive educational package, that goes very far toward convincing a presenter that you are not only a great artist, but a marketable one as well.


Biography

Biographies are often disregarded as marketing tools, but they are often among the first introductions a potential presenter has to you and your art. Your biography should be concise but captivating, and not a detailed timeline of your career. A biography is not a resume or a CV, but a description of your personality, artistry, and career highlights. You can think of it as a blend of mission statement, storytelling, and copywriting.


The first sentence is the most crucial - you want to quickly catch the reader's interest and show who you are as an artist.


Take your time in writing your bio - brainstorm in list format, and let it sit for a few days before coming back to it. Rinse and repeat. Notice where your imagination goes in performance and practice, and what that tells you about your artistic values. How can that come through in your biography?


It’s essential to have multiple lengths of your biography so you can quickly meet the needs of programme editors : a 1-2 sentence pitch description, a short version (100-200 words), and a long version (max 600 words). Most people will only ever read the short version, but it’s important to have the long version on hand as well.


Keep in mind that your biography will be used in concert programmes and websites, but also in marketing communications with presenters and in grant and showcase applications.


For more details on how to structure each paragraph of your biography as well as additional resources, click here.


Programmes and programme descriptions

There are two parts to designing a programme:

  1. Deciding on what pieces you will play,

  2. Creating the printed material to describe and promote your programme.


In this article we will focus more on the second part, but it’s important to spend ample time on the first as well. In music school, students learn an unusual formula for putting together recital programmes that works well for a jury to adjudicate, but doesn’t generally transition well to the concert stage. Keep in mind that the audience wants to be moved by your performance; they are not paying tickets to judge your technical abilities. Avoid creating an academic recital and try to create a programme that has an interesting thematic continuity or creatively conceived contrasts.


You can have the most interesting, compelling programme in the world, but if you can’t convey some of that in your written materials, you may never get the chance to bring that concert to the stage. For prospective presenters, you should have on hand the following elements:


  • An engaging title: You don’t have to get too clever with this, but do find a title that captures the spirit of your musical offering. Usually a shorter, 1-3 word title will work best, but there are certainly exceptions to that.

  • A short description: This should be a very short text of 30-50 words which is appropriate for promo text on a website or brochure.

  • The pieces: Format this as you would a concert programme, with the works you will play, in order, with the composers’ names and dates, and the intermission indicated if applicable.

  • Durations: For each piece, the intermission, and any spoken introduction or interludes, include the approximate timing in minutes in your written programme. Also include the duration of the whole programme and the duration of each half (in programmes with intermission)

  • Formatting: Having well-formatted materials goes a long way towards giving a professional impression. This doesn’t mean fancy; it just means free of typos, with regular typeface, and easily readable. Have your materials on hand in both Word and PDF forms - PDF can be nice for presentation, but Word documents are easier for presenters to copy/paste and edit.


EPK

An EPK (or electronic press kit) is one of the best multi-purpose tools you can have on hand to pitch your artistic abilities as a musician. The EPK should reflect the overall aesthetic of the artist. Simplicity is preferred; long texts are to be avoided.


An EPK should include:

  • Photos (2-5)

  • Biography (short or medium version)

  • Discography

  • Recent press with important quotes highlighted

  • Tech rider (abbreviated version if long)

  • Sample programmes, selection of available programmes, and/or programme descriptions

  • Links to your website, audio/video samples, and social media accounts

  • Contact info (include your agent’s contact info if you have one)

  • Educational and outreach programme descriptions, including programming, target audiences, and testimonials if available (stay tuned for a future blog post exploring this important element in more depth)


We highly recommend engaging a graphic designer to build a professional looking EPK, however free design platforms like canva can be useful for design savvy musicians. The order of the elements is up to you; but think about putting the elements that will be of interest to the widest audience first (bio, photos, press, etc.) and the more targeted materials later (outreach programmes, tech rider). A vertically oriented EPK is fine, but also consider orienting your EPK horizontally, as that’s the orientation of computer screens and an EPK is generally not intended to be a printed material.


Repertoire list (for soloists and conductors)

The most practical reason to have an up to date repertoire list is for when a presenter needs to quickly replace a soloist or a conductor to play or conduct the same work. It should include one picture, a very short biography, and a list of all works with orchestra that you either know extremely well or that you have already played and can quickly jump into it.


It is not necessary to include instrumentation on this document, but we recommend that you keep this information on a more lengthy list on a separate document for you and your agent’s information.



The more you see these documents as marketing tools that show your artistry and personality, the more you will stand out as an artist and be attractive to potential presenters. If you need help with your marketing and promotional material, please fill the form here to inquire about consultations.


Sources and additional information

Crafting Your Artist Bio by Elizabeth Hinckley

Top 4 mistakes most classical musicians make when writing their biographies by David Taylor

How to Write a Killer Artist Bio by Dave Ruch


Conseils aux musiciens pendant la pandémie: Partie 3, Marketing et matériel promotionnel


Une fois que vous avez pu stabiliser vos finances (voir premier article) et que vous avez atteint une relative balance émotionnelle et mentale (voir deuxième article), plusieurs d'entre vous constateront que vous avez beaucoup de temps supplémentaire à votre disposition. Vous pouvez utiliser ce temps à pratiquer, mais en dehors de votre salle de pratique, il y a beaucoup de travail que vous pouvez faire afin de vous préparer lors de la reprise active de votre carrière. Pendant la saison de concerts, les artistes n'ont généralement pas le temps nécessaire à consacrer à la rédaction et l'édition de documents promotionnels. Cette période peut être une bonne occasion de faire une étude en profondeur de vos documents marketing pour qu'ils soient prêts lorsque la saison recommencera.

En tant qu'agents, nous voyons, lisons, et éditons plusieurs documents promotionnels comme les biographies, les descriptions de programmes, les DPE et les descriptions des activités de développement de public. Il peut sembler que ces documents n'ont pas une grande importance en comparaison avec les fichiers audio et vidéos, cependant la réalité est qu'ils ont une très grande influence. Les diffuseurs communiquent avec leur public potentiel principalement avec des mots - publicité, courriels et affiches - et ils ont besoin de matériel brut pour le faire. Si vous êtes prêts avec une biographie convaincante et captivante, une description de programme éloquente et une offre d'activités éducationnelles compréhensive, cela peut pencher dans la balance pour convaincre un diffuseur que vous êtes non seulement un grand artiste, mais un artiste attrayant auprès du public.


Biographie

Les biographies sont souvent ignorées en tant qu'outil promotionnel, mais c'est souvent par elles qu'un diffuseur est introduit à vous et votre art. Votre biographie se doit d'être concise tout en étant captivante, et non une chronologie détaillée de votre carrière. Une biographie n'est pas un CV, mais une description de votre personnalité, de votre talent artistique et des exploits de votre carrière. Vous pouvez penser que c'est un mélange entre énoncé de mission artistique, narration et rédaction.

La première phrase est sans doute la plus cruciale - vous voulez attirer l'intérêt du lecteur rapidement et montrer qui vous êtes en tant qu'artiste.

Prenez votre temps en rédigeant votre biographie - faites du brainstorming sous forme de liste et laissez la mûrir pendant quelques jours avant d'y retourner. Prenez conscience de votre imagination lors de vos performances et votre pratique - où va-t-elle? Qu'est-ce que cela vous dit sur vos valeurs artistiques? Comment cela peut-il paraître dans votre biographie?

Il est essentiel d'avoir plusieurs versions de votre biographie de différent format afin de répondre rapidement aux besoins des éditeurs de programmes : un pitch de 1-2 phrases, une version courte (100-200 mots) et une longue version (maximum 600 mots). La plupart des gens liront seulement la version courte, mais il est important d'avoir une version longue sous la main.


Gardez en tête que votre biographie sera utilisé pour les programmes de concerts et sites internet, mais aussi pour des communications marketing avec les diffuseurs et dans les applications pour des bourses et à des vitrines.

Pour plus de détails sur la structure de chacun des paragraphes de votre biographie ainsi que des ressources supplémentaires, cliquez ici (EN).


Programmes et descriptions de programmes

Il y a deux sections essentielles à la conception d'un programme de concert :

  1. Le choix des pièces et oeuvres à jouer,

  2. La création de documents descriptif pour promouvoir le concert.

Dans cet article, nous mettrons l'accent sur la deuxième section, mais il est important de prendre un certain temps sur la première. Dans les conservatoires, les élèves apprennent une structure inhabituelle pour concevoir un programme de récital qui correspond avec les critères du jury. Cette façon de faire ne se traduit pas bien dans le monde professionnel sur scène. Gardez en tête que le public veut être ému par votre performance; ils n'ont pas payé leur billet pour juger de vos habiletés techniques. Évitez la conception d'un récital académique et essayez de créer un programme ayant un intérêt thématique continuel ou des contrastes conceptuels.

Vous pouvez avoir le programme le plus intéressant au monde, mais si vous ne pouvez pas le démontrer par des mots, vous n'aurez peut-être jamais la chance de le jouer devant public. Pour les diffuseurs potentiels, vous devrez fournir les éléments suivants :

  • Un titre engageant: Vous n'avez pas besoin de chercher trop loin, mais trouvez un titre qui capte l'esprit de votre offre musical. Normalement, un court titre de 1-3 mots est plus efficace, mais il y a tout de même des exceptions.

  • Une courte description: Un court texte de 30-50 mots qui est approprié pour la promotion du concert sur les sites internet ou les brochure de saison.

  • Les oeuvres: Formatez-le comme vous le feriez pour un programme de concerts, avec les oeuvres qui seront jouées dans l'ordre, avec les compositeurs et ses dates, et l'entracte spécifiée au besoin

  • Durées: Pour chaque pièces, entracte, et interventions parlées, For each piece, the intermission, and any spoken introduction or interludes, spécifiez le temps estimé dans votre programme écrit. Veuillez inclure aussi la durée totale du concert et la durée de chaque partie (pour les programmes avec entracte).

  • Format: Avoir des documents bien formatés contribue grandement à donner une impression professionnelle. Ne soyez pas fantaisiste; assurez-vous seulement de ne pas avoir de fautes d'orthographe ou de conjugaison, avec une police normale et facilement lisible. Ayez à votre disposition une version sur Word et en PDF - Les fichiers PDF sont bien pour une présentation, mais les fichiers Word sont mieux lorsque les diffuseurs ont besoin de copier/coller l'information.


DPE

Un DPE (ou dossier de presse électronique) est lun des meilleurs outils pour présenter vos capacités artistiques en tant que musicien. Votre DPE doit refléter votre esthétique artistique. La simplicité est préférable; les longs textes sont à éviter.

Un DPE doit inclure :

  • Photos (2-5)

  • Biographie (version courte à médium)

  • Discographie

  • Presse récente avec des citations importantes mises en évidence

  • Une fiche technique (un abrégé si elle est longue)

  • Exemple de programmes, sélection des programmes offerts, et/ou descriptions de programmes

  • Liens vers votre site internet, vers des extraits audio/vidéo, et vers vos réseaux sociaux

  • Coordonnées (inclure celles de votre agent si vous en avez un)

  • Description des activités de développement de public, incluant les programmes, le public cible et les témoignages si disponible (restez à l'affût pour un prochain article explorant en détail cet élément important)

Nous recommandons fortement que vous engagiez un graphiste pour qu'il conçoive un DPE au look professionnel, cependant, des plateformes en ligne gratuite comme canva peuvent être utile pour les musiciens débrouillards. L'ordre des éléments est selon vous; mais pensez à mettre l'information qui est intéressante pour le plus large public en premier (biographie, photos, press, etc.) et les informations plus pointues à la fin (fiche technique, activités de développement de public, etc). Une orientation verticale est correcte, mais veuillez considérez une orientation horizontale compatible avec celle d'un écran d'ordinateur étant donné qu'un DPE n'est normalement pas conçu pour être imprimé.

Liste de répertoire (pour solistes et chefs d'orchestre)

La plus pratique raison pour garder sa liste de répertoire à jour est lorsqu'un diffuseur a un besoin urgent de remplacer un soliste ou un chef d'orchestre pour le même oeuvre. Votre liste de répertoire devrait inclure une photo, une très courte biographie et une liste de toutes les oeuvres avec orchestre que soit vous savez très bien, ou soit vous avez déjà joué et pouvez refaire à pied levé.


Il n'est pas nécessaire d'inclure l'instrumentation dans ce document, mais nous recommandons de garder cette information dans une autre liste séparée et plus détaillée que vous et votre agent pouvez consulter.



Le plus vous considérez ces documents comme des outils marketing mettant en évidence votre talent artistique et votre personnalité, le plus vous vous démarquerez en tant qu'artiste et le plus vous serez attrayant aux yeux d'un potentiel diffuseur. Si vous avez besoin d'aide avec vos documents marketing et promotionnels, veuillez remplir le formulaire ici.

Sources et informations additionnelles

Crafting Your Artist Bio by Elizabeth Hinckley

Top 4 mistakes most classical musicians make when writing their biographies by David Taylor

How to Write a Killer Artist Bio by Dave Ruch


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