• Gabriel Rioux

Advice for Musicians during the Pandemic: Part 4, Education and Outreach

Updated: Apr 30

*voir traduction française plus bas

To expand on our last post about the marketing and promotion materials that we encourage you to work on during this period, there is one type of document which is not widely done, but we think is highly valuable: an Education and Outreach Document.


An educational and outreach document is a brief overview of yourself as an artist, with a focus on educational and outreach activities, as well as an overview and description of the types and nature of educational and outreach activities you can offer, both as stand-alone engagements and, more commonly, as an add-on to a concert booking. You can think of it as an EPK specifically for outreach activities.


Purpose

An Education and Outreach Document is an essential tool for many reasons:


  • It can enable single engagements to be expanded to mini-residences or extended residencies.

  • Educational activities can add to tour engagements to provide additional activities for additional contracted revenue and become eligible for certain touring subsidies.

  • Many presenting organizations and venues have as part of their mandate collaboration with school and community organizations.

  • It demonstrates your commitment to access to the arts for all.

  • All of the above reasons make an artist more appealing to presenters.

  • Most importantly - it will lead to more opportunities for YOU to connect with audiences and communities in intimate, informal context.


Components

There is no one-size-fits-all education and outreach document - but generally, it should include the following components:

  1. Artist biography

  2. Photograph(s) of the artist, especially photos of past teaching or workshops

  3. Educational mission statement

  4. Summary of available programmes

  5. More detailed description of each programme including activities, topics, age level, duration(s), and description of teacher materials available

  6. Testimonials from past participants (quotes from children are great!)

  7. Contact information

Biography

Provide a short version of your group or soloist biography (around 150 words)

  • You can use your standard biography, but it’s a good idea to edit it to put more emphasis on your experience teaching and in community outreach settings.

  • Tips for writing a good biography


Educational mission statement

Your educational mission statement should reflect your personal values and beliefs about teaching. When writing your educational mission statement, ask yourself : What are my artistic values, and how can I share them with an audience? Why is it important for me to connect with the larger community beyond the concert hall? You want to show presenters that you are passionate and thoughtful about your approach to education and outreach. This should be a short paragraph of around 3-5 sentences (around 200 words).


Overview of educational and outreach activities

Give a brief overview of the types of activities you are offering. This can be simply a few sentences or bullet points. The idea is to allow the reader to quickly understand the range of potential activities without reading through a detailed list.


Detailed description of educational and outreach activities

This will be the most substantial portion of your document. For each activity you are offering, give a brief description, along with relevant information:


1. Age level - you should have activities on offer for as many ages and community contexts as possible. This doesn’t mean each activity must be totally different than the others - you can keep the same basic concept, and add age-appropriate material for different groups. Here are some examples of age/community groups you can specify:

  • Preschool/Pre-K

  • Primary/Elementary School (Ages 6-10)

  • Secondary/Middle & High School (Ages 11-16)

  • College, Conservatory, & University (Ages 17 and up)

  • Concert audiences - pre-concert lecture

  • Community centres, senior residences, libraries, amateur musician groups, community and youth orchestras, centres for social services such as shelters and centres for community members with special needs - and more! (You may wish to design specific programmes for one or more of these populations if you are passionate and knowledgeable about serving this community sector, or you can simply put all of these under the umbrella of community outreach)


2. Possible lengths of activity : Are you comfortable presenting for just 30 minutes? Three 30 minute sessions back-to-back? Do you need an hour to really do your programme justice? Give options and be specific.


3. Ideal number of participants, if this is a consideration: For something like an instrument petting zoo or participatory workshop, you may need to specify a maximum number of participants.


4. Description of supplementary teacher materials and pre/post workshop activities available

  • You will go a long way towards convincing presenters that you are a capable and professional educator by providing teachers with preparatory materials in advance of your educational activity. They can use these to prepare the class and provide context and introduction to your activity - and help build excitement!

  • For each educational activity that you create, it’s helpful to include a specific pre-workshop activity and a post-workshop activity that can be done by parents or teachers. Studies show that pre engagement of students will increase participation and impact.

  • Try to design activities that can reinforce the current knowledge of students and/or participants while adding new concepts. All activities should reflect your educational and artistic values.

  • You don’t need to include all of the teacher materials in your document, but do include an example so that it’s clear the type of material you have prepared. Have these materials on hand so that you can quickly send them to interested community presenters.


We encourage you to be creative both in the conception of the activities and in their presentation. Here is a great example of an education and outreach program that serves both as a pre-workshop activity for the kids, but also as a tool for teachers, parents, and eventually presenters: NSO Music for Young Audiences: The String Thing.


As we are not teachers, this work can require some research, but keep in mind that having an education and outreach program can convince a presenter that you really know what you are doing and that you are eager to help them build a community around music and music knowledge.


Sources and additional resources


Great example :


Other class activities suggestions :


Conseils aux musiciens pendant la pandémie: Partie 4, Activités éducatives et de développement de public


Afin de complémenter notre dernier article à propos des outils marketing et promotionnels que nous vous suggérons de rédiger et éditer durant cette période, il y a un type de document qui n'est pas utilisé couramment mais qui a une très grande valeur: la description des activités éducatives et de développement de public.

Une description des activités éducatives et de développement de public est un bref aperçu de ce que vous êtes en tant qu'artiste, tout en mettant l'accent sur l'aspect éducatif et communautaire de votre performance. Ce document offre également un résumé de la nature des activités offertes, à la fois comme un engagement à part entière, et plus typiquement comme une offre qui se joint à un engagement de concert. Pensez que c'est un DEP spécialement conçu pour vos activités éducatives et de développement de public.

Buts

Un document contenant une description des activités éducatives et de développement de public est un outil essentiel pour plusieurs raisons :

  • Il peut vous permettre de convertir un seul engagement en mini-résidence ou résidence complète.

  • Ces activités peuvent s'ajouter à une tournée afin de fournir des activités additionnelles pour des revenus supplémentaires qui peuvent faire en sorte que la tournée soit admissible à certaines subventions.

  • La plupart des diffuseurs et des salles ont pour mission de collaborer avec les écoles et organismes communautaires.

  • Il démontre votre engagement envers l'accessibilité universelle aux arts.

  • Toutes les raisons ci-dessus font en sorte qu'un artiste est plus intéressant aux yeux des diffuseurs.

  • Plus important encore - il peut vous conduire à plus d'opportunités pour vous et votre connection avec le public et la communauté dans un contexte intime et informel.

Composantes

Il y a une multitude de façon de présenter vos activités éducatives et de développement de public - mais généralement, votre document devrait inclure les composantes suivantes :

  1. Biographie d'artiste

  2. Photo(s) d'artiste, en particulier les photos d'activités éducatives offertes par le passé

  3. Énoncé de mission éducative

  4. Résumé des programmes disponibles

  5. Une descrition détaillée des activités offertes

  6. Témoignages des anciens participants (les citations des enfants sont parfaites!)

  7. Coordonnées

Biographie

Fournissez une courte biographie de soliste ou d'ensemble (approx. 150 mots)


Énoncé de mission éducative

Votre énoncé de mission éducative doit refléter vos valeurs personnelles ainsi que vos croyances sur l'enseignement. Lors de l'écriture de cet énoncé, demandez-vous: Quelles sont mes valeurs artistiques et comment puis-je les partager avec le public? Pourquoi est-il important pour moi d'avoir un contact avec une communauté plus large au-delà de la salle de concert? Vous voulez démontrer aux diffuseurs que vous êtes passionné et avez une approche réfléchie pour présenter des activités éducatives et de développement de public. Cet énoncé doit être court (entre 3-5 phrases, soit environ 200 mots).


Aperçu des activités éducatives et de développement de public

Donnez un bref aperçu des activités que vous offrez. Cela peut être simplement quelques phrases ou une liste en points d'énumération. L'idée est de permettre au lecteur de rapidement comprendre l'étendue des activités potentielles sans lire tous les détails.

Description détaillée des activités

Cette portion sera la plus substantielle du document. Pour chaque activité proposée, donnez une brève description avec les informations suivantes :

1. Âge ou niveau - vous devriez avoir une offre d'activités visant plusieurs publics cibles (âge, communauté). Cela ne veut pas dire que chacune des activités doit être totalement différente - vous pouvez garder le même concept de base et ajouter des éléments spécifiques à un certain groupe d'âge. Voici quelques exemples de groupes que vous pouvez inclure :

  • Maternelle/Garderie

  • Primaire (6-10 ans)

  • Secondaire (11-16 ans)

  • Collège, Conservatoire & Université (17 ans et plus)

  • Public de concert

  • Centres communautaires, résidences pour personnes âgées, bibliothèques, groupes de musiciens amateurs, orchestres communautaires et de jeunes, centres de services sociaux comme les refuges pour sans-abris ou les institutions pour personnes ayant des besoins particuliers - et plus encore! (Vous pouvez créer un programme spécifique pour un ou plusieurs de ces groupes si vous êtes passionné et bien renseigné pour pouvoir servir ce secteur communautaire, ou simplement offrir une activité qui couvre l'ensemble de ces communautés)

2. La durée de l'activité : Êtes vous confortable de donner une présentation de seulement 20 minutes? Trois sessions consécutives de 30 minutes chacune? Avez-vous besoin d'une heure pour rendre vraiment justice à votre programme? Donnez plusieurs options et soyez spécifique.

3. Le nombre idéal de participants, si cela est à considérer : Pour une activité tel une exposition "touche-à-tout instrument" (instrument petting zoo), ou un atelier participatif, vous pourriez spécifier un nombre maximal de participants.


4. Description de la documentation supplémentaire pour les enseignants et les activités complémentaires (avant et après) disponible

  • Vous aurez une longueur d'avance pour convaincre les diffuseurs que vous êtes un éducateur compétent et professionnel en fournissant aux enseignants du matériel préparatoire avant votre activité éducative. Ils pourront les utiliser en classe pour introduire l'activité que vous allez présenter - et aider à créer un engouement pour votre activité!

  • Pour chaque activité éducative, il est bénéfique d’inclure une activité complémentaire que les enseignants et les parents pourront faire avant ou après votre activité principale.

  • Essayez de concevoir des activités qui peuvent renforcer le savoir des étudiants et/ou participants tout en ajoutant de nouveaux concepts. Toutes les activités offertes devraient refléter vos valeurs pédagogiques et artistiques.

  • Vous n'avez pas besoin d'inclure toute la documentation pour les enseignants dans ce document, mais veuillez inclure des exemples. Ayez cette documentation supplémentaire sous la main pour être en mesure de l'envoyer rapidement aux diffuseurs intéressés.

Nous vous encourageons à être créatif dans la conception de vos activités ainsi que dans leur présentation. Voici un très bon exemple d'un document qui peut servir à la fois comme activité préparatoire pour les enfants, mais aussi comme outil pour les enseignants, parents et éventuellement les diffuseurs : NSO Music for Young Audiences: The String Thing.

Étant donné que nous ne sommes pas des enseignants, ce travail peut demander de la recherche, mais gardez en tête qu'avoir un document de présentation des activités éducatives et de développement de public peut convaincre un diffuseur que vous êtes professionnel et êtes enthousiaste à les aider à construire une communauté rassemblée autour de la musique.

Sources et ressources aditionelles

Exemples :

Autres suggestions d'activités :

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